Apa Jadinya Perusahaan Tanpa SOP?

Ternyata sekarang masih banyak perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah SOP (Standard Operating Procedure). Mereka lebih banyak beroperasi berdasarkan kebiasaan apa yang sudah mereka jalankan bertahun-tahun.

“Kebiasaan yang sudah lama dilakukan ini pada akhirnya menjadi sebuah kebiasaan atau budaya perusahaan tersebut,” kata Eko Supriyatno pada training “Metode dan Teknik Penyusunan SOP” di Swiss-Belhotel Mangga Besar pada 22-23 Desember 2010. Sebanyak 60 orang peserta mengikuti pelatihan ini.

Tidak hanya terbatas dengan perusahaan dengan skala kecil, perusahaan skala menengah dan besar pun masih ada yang belum memiliki SOP yang baku. Pada umumnya perusahaan-perusahaan yang belum mempunyai SOP ini sangat tergantung kepada “key persons” yang ada di tiap bagian perusahaan. Mereka adalah orang-orang senior yang sudah mengetahui seluk beluk operasional perusahaan itu.

Apa yang terjadi jika “key persons” itu sudah tidak bisa bekerja lagi?
Di sinilah arti penting SOP menjadi nyata. Secara umum fungsi SOP bukan hanya sebagai alat kontrol operasional perusahaan, namun juga sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan. SOP harus mampu menjadi alur bagi jalanyna perusahaan (how to do) dan bukan sebagai pengalang atau penghambat system manajemen perusahaan. Oleh karena itu design SOP perusahan tidak bisa sembarangan karena harus dilihat tingkat fleksibilitas dan kontrol perusahaan.
Pembuatan SOP perusahan di bidang usaha manfaktur berbeda dengan SOP perusahaan jasa. Bahkan SOP di perusahaan dengan industri yang sama bisa saja memiliki SOP yang berbeda. Hal ini bisa dipengaruhi karena budaya kerja, sistem kerja, jumlah karyawan dan banyak faktor lainnnya.

Apa saja keuntungan adanya SOP untuk sebuah perusahaan? Dengan adanya SOP makan perusahaan memiliki standard operasional yang baku. Standar operasional yang baku ini akan mempelancar aktivitas karyawan semua bagian karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggungjawabnya.
Adanya dokumen SOP juga akan memudahkan setiap karyawan untuk bekerja berdasarkan standard yang baku, bukan berdasarkan aturan yang dibuat oleh “key persons” semata. Artinya, SOP menjadi landasan bagi siapapun dalam bekerja tanpa dipengaruhi oleh siapa yang menjadi atasan dan siapa yang menjadi bawahan.

SOP juga akan memudahkan dalam mengontrol sistem yang berjalan dalam perusahaan. Dengan demikian SOP bisa mencegah terjadinya kebocoran di perusahaan. SOP juga bisa untuk menganalislis titik lemah perusahaan sehingga bisa dengan cepat dikoreksi.
Salain itu, SOP menjamin berjalannya sistem administrasi perusahaan yang lebih rapih. Semua dokumen yang berhubungan dengan operasional perusahaan bisa diarsip berdasarkan urutan waktu sesuai dengan SOP yang telah disetujui bersama.
Apakah perusahaan Anda belum mempunyai SOP?

http://www.tempokomunitas.com/?p=27