BIRO IKLAN

Dalam kitab Etika Pariwara Indonesia (EPI), biro iklan (advertising agency) diartikan sebagai suatu organisasi usaha yang memiliki keahlian untuk merancang, mengkoordinasi, mengelola, dan atau memajukan merek, pesan, dan atau komunikasi pemasaran untuk dan atas nama pengiklan dengan memperoleh imbalan atas layanannya tersebut. Dengan demikian, perusahaan periklanan adalah termasuk kategori perusahaan jasa.

Bisnis periklanan di Indonesia termasuk salah satu bisnis yang berkembang cukup pesat. Jumlah anggota Persatuan Perusahaan Periklanan Indonesia (PPPI) dari tahun ke tahun menunjukan kenaikan (total per akhir 2005 terdaftar 412 perusahaan periklanan di seluruh Indonesia dengan nyaris 50%-nya berada di DKI Jakarta).

Media massa baru juga semakin bermunculan, baik itu stasiun TV maupun media cetak. Semakin banyak pula perguruan tinggi yang membuka jurusan periklanan, komunikasi, disain grafis dan sejenisnya selain kursus-kursus singkat mengenai berbagai keahlian dalam bekerja di perusahaan periklanan.Berkarir di biro iklan bagi sebagian orang dianggap menarik karena biro iklan dianggap tempat kerja yang kreatif, dinamis dan berjiwa muda. Walaupun demikian, tak dapat dipungkiri bahwa sebenarnya bekerja di biro iklan juga memiliki tingkat stress kerja yang cukup tinggi.

Secara umum, struktur organisasi suatu biro iklan dapat digambarkan sebagai berikut:
Berdasarkan struktur di atas, secara umum, ada beberapa fungsi di biro iklan yang bisa menjadi pilihan berkarir; yaitu:
1.Bina Usaha (Account Management)
Secara singkat, departemen ini berfungsi sebagai ‘jembatan’ antara klien-klien suatu biro iklan dengan departemen-departemen lainnya di biro iklan tersebut. Saat ia menghadapi klien, maka ia mewakili biro iklannya dalam mendapatkan informasi tentang apa saja kebutuhan klien untuk suatu program komunikasi pemasaran dari produk/jasa klien tersebut. Ia harus dapat menangkap dengan jeli peluang-peluang usaha yang mungkin dapat ia peroleh dari klien-kliennya. Ia juga harus mampu berpikir secara strategis untuk membantu memecahkan masalah komunikasi pemasaran dari kliennya.

Pada saat ia bertemu dengan rekan-rekannya di biro iklan, maka ia menjadi wakil klien dalam menjabarkan dengan sebaik mungkin kebutuhan klien tersebut. Ia juga akan membantu klien memastikan bahwa segala penugasan dari klien terlaksana dengan kualitas terbaik, tepat waktu dan tepat anggaran.

Beberapa kualifikasi yang akan mendukung keberhasilan seseorang dalam mengawali karirnya dalam fungsi ini adalah:

1. Kemampuan berhubungan dengan individu (human relation)
2. Kemampuan melakukan presentasi dengan menyakinkan
3. Kemampuan berbahasa asing (Inggris, Mandarin dan sebagainya)
4. Mempunyai jiwa “melayani” dengan penuh semangat dan ceria
5. Kemampuan menganalisa kebutuhan-kebutuhan klien
6. Kemampuan memahami strategi pemasaran klien
7. Mempunyai apresiasi yang baik atas nilai-nilai seni/kreatifitas
8. Kemampuan memimpin kelompok kerja
9. Kemampuan mengambil keputusan dalam waktu yang singkat
10. Menguasai proses kerja di biro iklan dengan baik
11. Tekun dan teliti dalam menyelesaikan tugas-tugas administrasi

2.Perencanaan Strategis (Strategic Planning)
Departemen ini berfungsi untuk membantu departemen Bina Usaha dan Kreatif dalam menemukan ide-ide dasar pemecahan masalah komunikasi pemasaran dari klien biro iklan.

Pada beberapa biro iklan, fungsi ini masih digabungkan dengan fungsi dari departemen Bina Usaha. Tugas utama dari departemen ini adalah untuk ‘menerjemahkan’ taklimat (brief) dari klien agar memudahkan tim kreatif mengembangkan ide-ide mereka.

Suatu taklimat dari klien pada prinsipnya adalah suatu problem. Seorang Perencana Strategis (Strategic Planner) harus mampu memperoleh alternatif pendekatan terbaik untuk memecahkan permasalahan klien tersebut.

Kunci keberhasilan seorang Perencana Strategis dalam memecahkan masalah klien adalah: 1) pemahaman yang mendalam mengenai produk/jasa klien dan 2) pemahaman yang mendalam mengenai konsumen dari produk/jasa klien. Termasuk dalam pengertian “produk/jasa klien” adalah seluruh pesaing-pesaingnya.

Bagaikan seorang jenderal dalam suatu medan perang, Perencana Strategis mempunyai peran yang kritikal dalam menentukan arah strategi komunikasi periklanan atas suatu produk/jasa.
Beberapa kualifikasi yang akan mendukung keberhasilan seseorang dalam mengawali karirnya dalam fungsi ini adalah:

1. Kemampuan berpikir secara analitis (baik kuantitatif maupun kualitatif) dan konseptual yang kuat dan tajam
2. Menguasai teknik-teknik penelitian/riset
3. Mempunyai apreasi yang baik atas nilai-nilai seni/kreatifitas
4. Mempunyai wawasan yang luas
5. Kemampuan melakukan presentasi dengan baik dan jelas, termasuk disini adalah kemampuan ’menjual’ suatu ide atau solusi

3.Kreatif
Departemen ini berfungsi sebagai ‘dapur’ dari suatu biro iklan. Di departemen inilah permasalahan komunikasi pemasaran klien dicoba dipecahkan.

Tim kreatif memperoleh masukan dari para Perencana Strategis. Kualitas dari taklimat yang diperoleh dari Perencana Strategis inilah yang akan menentukan titik awal kualitas keluaran dari suatu tim kreatif; seperti kata pepatah Inggris: Garbage In, Garbage Out.

Selain menemukan ide-ide kreatif untuk memecahkan masalah tersebut, tim kreatif juga harus memikirkan media apa saja yang akan sesuai untuk menjadi sarana komunikasi produk/jasa tersebut. Biasanya, hal ini akan membutuhkan kerja-sama dengan Departemen Media.

Tim kreatif umumnya terdiri dari 2 fungsi utama; yaitu fungsi Pengarah Seni (Art Director) dan fungsi Penulis Naskah (Copywriter).

Pengarah Seni bertanggung-jawab untuk menemukan ide-ide yang bersifat visual sedangkan Penulis Naskah akan mencari ide-ide yang bersifat verbal (baik tulisan maupun lisan, tergantung jenis media iklan yang digunakan).

Kecuali untuk media radio yang hanya membutuhkan komunikasi verbal, kebanyakan jenis media lainnya akan sangat membutuhkan kerja-sama yang erat di antara ke dua fungsi tersebut.
Beberapa kualifikasi yang akan mendukung keberhasilan seseorang dalam mengawali karirnya dalam fungsi ini adalah:

1. Kemampuan berpikir secara kreatif (secara visual ataupun verbal)
2. Mempunyai wawasan yang luas, khususnya dalam bidang yang berkaitan dengan kreatifitas
3. Kemampuan tidak cepat putus asa bila ide/solusinya ditolak
4. Kemampuan bekerja dalam tingkat stres yang tinggi
5. Kemampuan bekerja dalam tim
6. Kemampuan melakukan presentasi dengan baik

4.Media
Departemen ini bertanggung-jawab dalam memberikan solusi kepada klein berkaitan dengan pengaturan anggaran/biaya pemasangan iklan klien di media massa. Dalam Departemen ini biasanya terdapat beberapa sub-fungsi yaitu: Perencanaan Media (Media Planning), Negosiasi Media (Media Negotiation), dan Pelaksanaan Media (Media Implemention atau Media Buyer).

Tugas utama dari seorang Perencana Media (Media Planner) adalah untuk memastikan bahwa anggaran/biaya pemasangan iklan suatu klien/produk akan mencapai suatu tingkat efektifitas dan efisiensi yang tinggi. Efektif dalam pengertian media yang digunakan akan mampu menjangkau sasaran konsumen utama dari produk klien tersebut. Efisien dalam pengertian klien mendapatkan harga terbaik yang mampu menjangkau sasaran konsumuen utamanya sebanyak mungkin. Dalam melakukan perhitungan efektifitas dan efisiensi tersebut seorang Perencana Media harus memahami bauran media (media mix) seperti apa yang dapat mencapai kondisi optimal yang diharapkannya.

Negosiator Media bertanggung jawab untuk melakukan negosiasi baik dari sisi harga pemasangan iklan di media massa, waktu pemasangan, maupun hal-hal yang berkaitan dengan ‘ukuran’ (space) iklan di suatu media massa. Idealnya diharapkan iklan suatu produk dapat dipasang dengan harga semurah mungkin, di tempat/waktu yang paling efektif dalam menjangkau sasaran konsumennya dan dengan memperoleh ‘ukuran’ (space) iklan yang seluas/selama mungkin.

Pelaksana Media (Media Implementor/Buyer) bertanggung-jawab mengimple-mentasikan rancangan dan strategi pemasangan iklan yang disusun oleh Perencana Media dan memastikan bahwa target efektifitas dan efisiensi yang telah disepakati dengan klien dapat tercapai.
Beberapa kualifikasi yang akan mendukung keberhasilan seseorang dalam mengawali karirnya dalam fungsi ini adalah:

1. Menguasai ilmu statistik (pengolahan data dan analisa data kuantitatif)
2. Mempunyai wawasan yang luas, khususnya mengenai kondisi media massa
3. Kemampuan bekerja dalam tim
4. Kemampuan melakukan presentasi (khususnya bagi Perencana Media)
5. Kemampuan bernegosiasi (khususnya bagi Negosiasi Media)
6. Kemampuan bekerja dengan detil/teliti tapi tetap dengan kecepatan kerja yang tinggi
7. Kemampuan mengambil keputusan dalam waktu yang singkat (khususnya bagi Pelaksana Media)

Ke empat departemen di atas boleh dikatakan sebagai empat pilar utama dalam suatu biro iklan. Dalam perkembangannya saat ini, suatu biro iklan saat ini bisa saja tidak memiliki ke empat pilar tersebut. Selain kemungkinan digabungkannya fungsi Bina Usaha dengan Perencanaan Strategis, pada saat ini makin banyak biro iklan yang melepaskan departemen medianya dan menyerahkan bisnis pemasangan iklannya melalui suatu biro iklan media (media agency). Biro iklan yang melakukan hal ini akibatnya hanya berfungsi sebagai biro iklan kreatif (creative agency atau sering pula disebut sebagai brand agency).

Bila Anda ingin mengirimkan lamaran ke suatu biro iklan, pastikan bahwa posisi yang Anda incar memang ada pada perusahaan tersebut. Selain ke empat pilar di atas, ada beberapa departemen lainnya yang mempunyai fungsi yang menunjang keberhasilan ke empat departemen tersebut. Berikut ini uraian singkat dari beberapa departemen penunjang tersebut:
1.Studio Kreatif
Departemen ini bertanggung-jawab untuk merubah ide-ide yang ditemukan oleh tim kreatif (Pengarah Seni ataupun Penulis Naskah) kedalam bentuk yang dapat lebih “mudah” dilihat dan dipahami oleh orang kebanyakan. Sederhananya: tugas mereka adalah memvisualisasikan ide-ide yang awalnya hanya bersifat “dalam angan-angan” atau baru berupa coretan-coretan sederhana. Jadi, kecuali materi iklan itu hanya berbentuk audio (suara), maka untuk materi-materi lainnya, peran studio ini akan dibutuhkan.

Staf Studio yang menggunakan kemampuan tangannya (secara manual) dalam memvisualisasikan suatu ide disebut Visualizer. Individu ini harus mempunyai keahlian menggambar yang tinggi dalam berbagai gaya sesuai dengan kebutuhan dari tim kreatifnya. Selain secara manual, visualiasi ide tersebut juga dapat dilakukan dengan bantuan peralatan komputer dan perangkat lunak. Individu yang mampu melakukan hal ini disebut sebagai Graphic Designer. Seorang Graphic Designer harus mampu menangkap ide-ide yang disampaikan tim kreatifnya dan menggunakan segala kemampuannya dan penguasaannya atas perangkat komputer dan perangkat lunaknya untuk menghasilkan karya grafis yang diharapkan oleh tim kreatifnya.
Untuk materi-materi yang akan membutuhkan proses lebih lanjut seperti iklan televisi, maka hasil akhir dari departemen ini adalah gambar-gambar visual yang akan digunakan sebagai patokan/bimbingan bagi penuntasan proses selanjutnya oleh rumah produksi iklan televisi (dikenal dengan istilah story-board).Seorang staf Studio Kreatif juga diharapkan mempunyai pengetahuan mengenai pengaruh/psikologi warna, komposisi disain, jenis-jenis huruf (font), efek cahaya, jenis-jenis media iklan (jenis-jenis kertas, plastik dan bahan-bahan lainnya yang bisa menjadi media iklan) dan dalam beberapa penugasan dibutuhkan pula keahlian dalam memahami bentuk secara 3 dimensi.

Satu catatan kecil yang Penulis ingin sampaikan disini bahwa masih sering terjadi kesalah-pahaman di antara pelamar pekerjaan ke biro iklan yang mencampur-adukan pemahaman antara fungsi Pengarah Seni (Art Director) dengan Graphic Designer. Satu hal yang membedakan secara nyata ke dua fungsi ini adalah bahwa seorang Pengarah Seni tidaklah dituntut kemampuannya dalam menggambar secara manual ataupun dalam penguasaan perangkat lunak yang berkaitan dengan disain grafis. Seorang Pengarah Seni dituntut untuk lebih memfokuskan daya pikirnya dalam penciptaan ide-ide yang orisinil dan kreatif.
2.Produksi Cetak dan Audio Visual
Departemen ini bertanggung-jawab untuk meneruskan proses kerja yang dilakukan di departemen Studi Kreatif sampai suatu materi iklan benar-benar siap ditayangkan. Produksi Cetak bertanggung-jawab untuk bekerja sama dengan percetakan sehingga menghasilkan materi-materi iklan cetak. Sedangkan Produksi Audio Visual akan bekerja sama dengan rumah produksi iklan TV maupun rumah produksi radio untuk menghasilkan iklan-iklan TV atau radio.
Kunci keberhasilan dari departemen ini dapat diukur dari beberapa kriteria berikut:

1. Kualitas yang tinggi
2. Harga/biaya yang kompetitif
3. Waktu penyelesaian yang tepat waktu

Untuk menunjang keberhasilannya, seorang Produser Cetak harus menguasai dengan baik detil proses cetak (seperti jenis kertas, jenis mesin cetak, pencampuran tinta warna dan lain-lain). Sedangkan Produser Audio Visual harus menguasai proses kerja dalam suatu rumah produksi, memahami fungsi alat-alat/teknologi yang digunakan rumah produksi serta mempunyai wawasan yang luas sehingga mampu memilih sutradara film iklan yang sesuai dengan yang diharapkan oleh tim kreatif.

3.Pencarian Model (Casting/Talent Department)
Departemen ini berfungsi untuk membantu tim kreatif dan tim Produksi Cetak dan Audio Visual dalam menyediakan alternatif model iklan yang sesuai dengan ide tim kreatif. Model ini dalam pengertian yang seluas-luasnya, dalam arti, bisa saja model itu adalah sebagai seorang individu secara lengkap, bisa pula hanya model untuk suatu bagian tubuh tertentu (model rambut, model tangan, model kaki dan lain-lain), termasuk juga model suara.
Seorang pencari model yang handal akan mampu menerjemahkan ide-ide kreatif dari tim kreatif dan memberikan saran-saran profesionalnya dalam mencari model iklan yang sesuai. Ia juga harus mempunyai wawasan yang luas dan mata yang ‘tajam’ dalam menemukan model iklan yang cocok. Tidaklah selalu suatu model hanya dilihat dari kondisi fisiknya saja karena karakter dan gaya/perilaku seseorang juga dapat mempengaruhi apakah ia akan cocok ataukah tidak menjadi model suatu iklan. Pencari model juga harus dibekali dengan kemampuan membujuk seseorang agar mau menjadi model iklan.

4.Manajemen Proyek (Project Management)
Departemen ini berfungsi sebagai ‘pengawas’ (controller) atas berlangsungnya suatu proses kerja perusahaan periklanan.
Keberhasilan departemen ini akan ditentukan oleh kriteria-kriteria berikut:

1. Pekerjaan yang tepat waktu (on-time)
2. Anggaran/biaya yang tidak melebihi rencana awal (on-budget)
3. Kualitas yang tepat/sesuai dengan pesanan (on-quality)

Untuk dapat melakukan fungsinya dengan profesional, seorang staf Manajemen Proyek harus memahami dengan sangat baik seluruh proses kerja di perusahaan periklanan. Ia juga harus memahami kuantitas dan kualitas seluruh tenaga kerja yang tersedia dan mampu mengatur dengan baik pembagian waktu kerja serta beban kerja mereka. Mereka juga harus mampu bekerja dalam tekanan yang tinggi, mengambil keputusan di saat-saat yang genting dan selalu siap dengan alternatif pemecahan masalah, termasuk bila suatu pekerjaan terpaksa harus diselesaikan oleh pihak-pihak di luar perusahaan (out-sourcing).

5.Departemen Lini Bawah (Below-The-Line Department)
Departemen ini akan sangat bervariasi dari satu biro iklan ke biro iklan lainnya. Hal ini didorong oleh makin derasnya kebutuhan akan promosi yang bersifat “lini bawah”. Promosi “lini atas” biasanya dikaitkan dengan promosi melalui media-media yang konvensional; seperti media cetak (koran, majalah, tabloid, billboard dan lain sebagainya), media audio (radio), dan media audio visual (televisi, bioskop). Pengembangan lebih detil dari fungsi ini akan tergantung dari orientasi bisnis suatu perusahaan periklanan. Pengertian mengenai promosi ’lini bawah’ inipun saat ini terus berkembang dengan pesat dan semakin luas areanya.
Beberapa contoh yang dapat diuraikan disini, misalnya:

1. Events Marketing:

Bertugas untuk mencari bentuk-bentuk kegiatan (events) yang dapat mendukung promosi suatu produk. Kegiatan itu bisa berupa: pertunjukan musik, demo penggunaan suatu produk, lomba olah-raga, pameran, dan lain sebagainya.

1. Retail Marketing:

Bertugas untuk mencari celah-celah media baru yang ada di area transaksi (retail area) untuk menggugah minat konsumen. Contoh sederhananya antara lain: pemasangan poster di dekat konter pembayaran, pemasangan materi-materi iklan di suatu warung, pemasangan stiker promosi di lantai sautu toko, pemasangan rak/lemari pajang khusus (booth) disuatu supermarket dan lain sebagainya.

1. Sponsored Program:

Bertugas mencari kemungkinan suatu promosi dapat ”ditempelkan” dalam bentuk mensponsori suatu kegiatan yang sudah ada atau menciptakan suatu kegiatan/program khusus. Program yang paling umum disponsori adalah film-film atau program di televisi ataupun program di radio. Tapi kegiatan ini telah berkembang cukup jauh sehingga saat ini bahkan suatu film bioskop-pun dapat disponsori oleh suatu produk.

1. Interactive & Direct Marketing

Dalam konteks ini, Interactive Marketing/Promotion adalah suatu pendekatan dimana suatu kegiatan dilakukan sedemikan rupa sehingga memunculkan interaksi antara suatu produk dengan konsumennya secara langsung. Program-program promosi interaktif ini paling sering ditemui di dunia maya melalui penampilan web-site dari suatu produk atau kegiatan yang disponsori suatu produk tertentu. Bentuk ini sebenarnya adalah pengembangan dari kegiatan lapangan (events) yang mempertemukan suatu produk dengan konsumennya pula.
Direct Marketing/Promotion adalah suatu pendekatan pemasaran ataupun promosi yang dilakukan dengan cara mengirimkan suatu pesan khusus (bisa melalui kurir ataupun SMS/MMS) dan biasanya konsumen sekaligus dapat melakukan pemesanan pembelian barang/jasa melalui pesan khusus tersebut.
6.Riset Media (Media Research)
Departemen ini sangat erat berhubungan dengan fungsi Perencanaan Media. Fungsi mereka adalah membantu Perencana Media dengan memberikan masukan-masukan mengenai perilaku konsumen yang berkaitan dengan penggunaan media massa (misalnya: seberapa sering seseorang membaca koran per minggunya, dimana atau kapan mereka paling sering membaca koran dan lain sebagainya).
Di Indonesia, ada beberapa biro riset media independen yang datanya dapat dibeli oleh biro iklan. Departemen ini dapat pula berfungsi untuk melakukan pengolahan data-data riset dari biro riset media independen itu untuk kemudian menyajikan hasil telaah/analisanya kepada Perencana Media.
7.Jasa Terpadu (Central Service Division)
Divisi ini merupakan gabungan dari beberapa departemen penunjang yang bersifat umum (nyaris selalu ada di perusahaan manapun juga). Dalam divisi ini terdapat antara lain fungsi keuangan, pajak, akunting, bagian umum, personalia/SDM, dan teknologi informasi yang Penulis rasa tidak perlu dijabarkan di sini.
Seperti dapat Anda baca di atas, sebenarnya cukup banyak posisi/fungsi di perusahaan periklanan yang tidak berkaitan langsung dengan suatu bidang pendidikan tertentu. Dan sampai saat kinipun belum ada institusi pendidikan yang mampu mencetak tenaga ahli periklanan secara umum dan mampu memenuhi kebutuhan seluruh fungsi-fungsi di atas. Hal ini berakibat perusahaan periklanan yang profesional akan menyediakan program orientasi dan pelatihan agar individu-individu yang bekerja di sana dapat secepatnya beradaptasi dengan pekerjaan-pekerjaan mereka.
Sedikit tambahan mengenai gambaran umum ciri-ciri pekerjaan yang ada pada perusahaan periklanan:

1. Variasi pekerjaan yang kompleks
2. Dinamika perubahan yang cepat
3. Perubahan dari sisi klien
4. Perubahan dari sisi internal perusahaan
5. Perubahan dari sisi mitra kerja lainnya
6. Tenggat waktu pekerjaan yang singkat
7. Bekerja dalam tim dan menghadapi berbagai jenis kepribadian
8. Lingkungan sosial yang relatif informal
9. Struktur organisasi cenderung datar dan matriks
10. Kebutuhan akan pengetahuan yang luas (tingkat intelektual yang tinggi)
11. Tingginya tingkat keluar-masuk karyawan (employee turn-over rate)
12. Karyawan relatif berusia muda (rata-rata 30-32 tahun)
13. Tantangan untuk selalu memunculkan ide-ide kreatif

Setiap jenis perusahaan dan pekerjaan akan membutuhkan individu dengan karakter dan kemampuan yang berbeda pula. Beberapa karakter individu yang dapat menunjang keberhasilan dalam karir Anda di suatu perusahaan periklanan adalah:
1. Kreatifitas (Creativity):
Kreatifitas adalah inti kehidupan dari suatu perusahaan periklanan. Jiwa kreatifitas harus mengalir di seluruh departemen dan di seluruh perusahaan periklanan, bukan hanya kewajiban dari tim/departemen kreatif saja.
2. Semangat dan Kecintaan Terhadap Pekerjaan (Passionate):
yang maksimum hanya dapat muncul bila ada semangat kerja untuk selalu mencapai yang terbaik dan menimbulkan kekaguman bagi semua pihak.
3. Berani Mengambil Resiko (Risk Taking):
Resiko gagal adalah sesuatu yang wajar dalam proses kreatifitas dan inovasi. Perusahaan periklanan akan menghargai pengambilan resiko yang berhasil (tanpa harus memberikan `hukuman` atas ide kreatif yang gagal).
4.Dorongan & Kepercayaan (Empowerment & Trust):
Menghargai tiap kontribusi dari tiap individu untuk membangun suasana kerja yang saling percaya hingga karyawan memunculkan seluruh pontensi-potensi mereka semaksimal mungkin.
5. Proaktif (Proactive):
Individu yang proaktif adalah inti suatu tim yang mampu berprestasi maksimal untuk menciptakan ide-ide yang mengagumkan. Perusahaan periklanan mendukung dan mendorong karyawannya untuk melakukan inisiatif dan bertanggung-jawab penuh dalam menciptakan dan mendukung ide-ide yang cemerlang tersebut.
6. Ceria (Fun):
Suasana kerja yang menyenangkan dibutuhkan untuk merangsang dan terus menjaga tingkat enerji dan kreatifitas yang tinggi sehingga perlu diciptakan suasana yang menyenangkan bagi semua orang dengan tetap menjaga rasa saling menghargai satu sama lain.